Doet u per kwartaal btw-aangifte? Dan moeten uw btw-aangifte over april, mei en juni 2026 én een eventuele betaling uiterlijk 31 juli 2026 bij de Belastingdienst binnen zijn.

Dat lijkt misschien nog ver weg, maar een betrouwbare aangifte begint niet op de laatste dag van de maand. Zij begint met een complete en gecontroleerde administratie.

In deze handleiding leest u welke gegevens u controleert, welke documenten u nodig hebt en hoe u voorkomt dat de btw-aangifte ieder kwartaal opnieuw voor stress zorgt.

Voor wie geldt de deadline van 31 juli 2026?

De datum van 31 juli geldt voor ondernemers die btw-aangifte doen per kwartaal en hun aangifte over het tweede kwartaal van 2026 moeten indienen.

Niet iedere ondernemer heeft hetzelfde aangiftetijdvak. Sommige ondernemers doen maandelijks of jaarlijks aangifte. In Mijn Belastingdienst Zakelijk ziet u welk tijdvak en welke uiterste datum voor uw onderneming gelden.

Let erop dat niet alleen de aangifte op tijd moet zijn. Ook een eventueel te betalen btw-bedrag moet uiterlijk op de aangegeven datum zijn ontvangen.

Stap 1: controleer uw verkoopfacturen

Begin met alle verkopen uit april, mei en juni.

Controleer onder meer:

• Zijn alle verkoopfacturen opgenomen?

• Zijn de factuurdatums correct?

• Zijn creditnota’s verwerkt?

• Zijn geannuleerde facturen correct gecrediteerd?

• Is het juiste btw-tarief gebruikt?

• Zijn ontvangen vooruitbetalingen juist verwerkt?

• Zijn contante verkopen en betalingen via betaalproviders opgenomen?

Vergelijk uw facturen daarnaast met de bedragen die via de bank, kassa of betaalprovider zijn ontvangen. Een verschil hoeft niet direct een fout te betekenen, maar moet wel verklaarbaar zijn.

Stap 2: verzamel uw inkoopfacturen en zakelijke bonnetjes

Controleer vervolgens de kosten en inkopen van uw onderneming.

Denk aan:

• Softwareabonnementen.

• Telefoon- en internetkosten.

• Kantoorbenodigdheden.

• Zakelijke vervoerskosten.

• Marketingkosten.

• Professionele diensten.

• Apparatuur en andere investeringen.

• Kosten van leveranciers.

• Brandstof- en voertuigkosten, indien zakelijk relevant.

Alleen een bankbetaling bewijst niet altijd dat u de btw mag aftrekken. Voor btw-aftrek moet u doorgaans beschikken over een juiste factuur en moet de aankoop voor belaste bedrijfsactiviteiten zijn gebruikt.

Controleer daarom of de factuur onder andere de leverancier, datum, geleverde prestatie en btw vermeldt.

Stap 3: sluit uw bank en betaalproviders aan

Vergelijk de administratie met:

• Uw zakelijke bankrekening.

• Zakelijke spaarrekeningen.

• Zakelijke creditcards.

• Betaalproviders.

• Online verkoopplatforms.

• Eventuele kasadministratie.

Onderzoek onbekende bedragen en dubbele boekingen. Controleer ook of privébetalingen voor zakelijke kosten en zakelijke betalingen voor privé-uitgaven goed zijn verwerkt.

Een sluitende bankcontrole helpt ontbrekende facturen, dubbele kosten en onverklaarde ontvangsten tijdig te vinden.

Stap 4: scheid zakelijke en privé-uitgaven

Bij kleine ondernemingen lopen zakelijke en privébetalingen soms door elkaar.

Dat betekent niet automatisch dat een betaling volledig zakelijk is. Beoordeel steeds waarvoor de uitgave is gedaan en of er sprake is van zakelijk, privé of gemengd gebruik.

Besteed extra aandacht aan:

• Telefoon en internet.

• Auto- en vervoerskosten.

• Thuiswerkgerelateerde uitgaven.

• Maaltijden en representatie.

• Apparatuur die ook privé wordt gebruikt.

• Uitgaven die vanaf een privérekening zijn betaald.

De regels verschillen per soort uitgave. Neem daarom geen volledige aftrek op zonder te beoordelen of aan de voorwaarden wordt voldaan.

Stap 5: controleer bijzondere transacties

Bepaalde transacties vragen extra aandacht in de btw-aangifte.

Voorbeelden zijn:

• Inkopen of verkopen binnen de Europese Unie.

• Diensten van buitenlandse leveranciers.

• Verlegde btw.

• Import of export.

• Investeringen.

• Privégebruik van zakelijke goederen.

• Correcties op een eerdere btw-aangifte.

• Zowel belaste als vrijgestelde omzet.

Deze situaties worden niet altijd op dezelfde manier verwerkt als een gewone Nederlandse verkoop- of inkoopfactuur.

Twijfelt u over de juiste rubriek of behandeling? Laat de transactie controleren voordat u de aangifte indient.

Stap 6: had u geen omzet? Controleer uw aangifteplicht

Geen omzet betekent niet automatisch dat u niets hoeft te doen.

Wanneer u voor het betreffende tijdvak een btw-aangifte moet indienen, moet u dat doorgaans ook doen wanneer u geen btw in rekening hebt gebracht en geen btw hebt betaald. Dit wordt een nul- of nihilaangifte genoemd.

Controleer daarom altijd uw aangifteverplichting in Mijn Belastingdienst Zakelijk.

Stap 7: controleer het te betalen of terug te ontvangen bedrag

Na verwerking van de verkopen en kosten ontstaat een bedrag dat u moet betalen of kunt terugvragen.

Controleer vóór verzending:

• Of de omzet aansluit op de administratie.

• Of de gebruikte btw-tarieven kloppen.

• Of alleen toegestane voorbelasting is afgetrokken.

• Of bijzondere transacties in de juiste rubrieken staan.

• Of eerdere correcties correct zijn verwerkt.

• Of het eindbedrag verklaarbaar is ten opzichte van eerdere kwartalen.

Een onverwacht groot verschil hoeft niet fout te zijn, maar verdient altijd een controle.

Vergeet de betaling niet

Na het indienen ontvangt u niet eerst een gewone aanslag waarop u rustig kunt wachten. Wanneer uit de aangifte blijkt dat u btw moet betalen, moet u zelf zorgen dat het bedrag tijdig wordt betaald.

Controleer daarom:

• Het betalingskenmerk.

• Het actuele betaalproces.

• De juiste betaalrekening.

• De verwerkingstijd van uw bank.

• Of voldoende geld beschikbaar is.

Wacht niet tot de avond van 31 juli. De betaling moet uiterlijk op de vervaldatum zijn ontvangen.

Hoe voorkomt u kwartaalstress?

Een goede btw-aangifte is vooral het resultaat van een goede maandroutine.

Gebruik bijvoorbeeld deze werkwijze:

1. Verwerk verkoopfacturen iedere week.

2. Upload bonnetjes direct na aankoop.

3. Controleer de bank minimaal maandelijks.

4. Volg openstaande facturen wekelijks.

5. Reserveer ontvangen btw apart.

6. Meld investeringen en bijzondere transacties direct.

7. Plan een maandelijkse administratiedag.

8. Bespreek twijfelgevallen vóór de aangifteperiode.

Daardoor hoeft u aan het einde van het kwartaal niet opnieuw drie maanden administratie te reconstrueren.

Hulp bij uw btw-aangifte en administratie

Heeft u nog ontbrekende documenten, onduidelijke transacties of onvoldoende overzicht over april, mei en juni?

FiscaalFix helpt ondernemers en ZZP’ers met:

• Het controleren en verwerken van de administratie.

• Het voorbereiden en indienen van btw-aangiften.

• Het structureren van achterstallige administratie.

• Het inrichten van een vaste maandroutine.

• Financiële rapportages en praktisch advies.

Plan tijdig een kennismaking. Dan kunnen wij beoordelen welke ondersteuning bij uw administratie en aangifte past.

Deze publicatie bevat algemene informatie voor Nederlandse ondernemers en is geen individueel belastingadvies. De juiste verwerking hangt af van uw activiteiten en persoonlijke omstandigheden.

Inhoud gecontroleerd: 15 juli 2026
Belastingperiode: tweede kwartaal 2026